Confidentiality Policy
Who we are
Suggested text: Our website address is: https://medsports.ca.
Comments
Suggested text: When visitors leave comments on the site we collect the data shown in the comments form, and also the visitor’s IP address and browser user agent string to help spam detection.
An anonymized string created from your email address (also called a hash) may be provided to the Gravatar service to see if you are using it. The Gravatar service privacy policy is available here: https://automattic.com/privacy/. After approval of your comment, your profile picture is visible to the public in the context of your comment.
Media
Suggested text: If you upload images to the website, you should avoid uploading images with embedded location data (EXIF GPS) included. Visitors to the website can download and extract any location data from images on the website.
Cookies
Suggested text: If you leave a comment on our site you may opt-in to saving your name, email address and website in cookies. These are for your convenience so that you do not have to fill in your details again when you leave another comment. These cookies will last for one year.
If you visit our login page, we will set a temporary cookie to determine if your browser accepts cookies. This cookie contains no personal data and is discarded when you close your browser.
When you log in, we will also set up several cookies to save your login information and your screen display choices. Login cookies last for two days, and screen options cookies last for a year. If you select "Remember Me", your login will persist for two weeks. If you log out of your account, the login cookies will be removed.
If you edit or publish an article, an additional cookie will be saved in your browser. This cookie includes no personal data and simply indicates the post ID of the article you just edited. It expires after 1 day.
Embedded content from other websites
Suggested text: Articles on this site may include embedded content (e.g. videos, images, articles, etc.). Embedded content from other websites behaves in the exact same way as if the visitor has visited the other website.
These websites may collect data about you, use cookies, embed additional third-party tracking, and monitor your interaction with that embedded content, including tracking your interaction with the embedded content if you have an account and are logged in to that website.
Who we share your data with
Suggested text: If you request a password reset, your IP address will be included in the reset email.
How long we retain your data
Suggested text: If you leave a comment, the comment and its metadata are retained indefinitely. This is so we can recognize and approve any follow-up comments automatically instead of holding them in a moderation queue.
For users that register on our website (if any), we also store the personal information they provide in their user profile. All users can see, edit, or delete their personal information at any time (except they cannot change their username). Website administrators can also see and edit that information.
What rights you have over your data
Suggested text: If you have an account on this site, or have left comments, you can request to receive an exported file of the personal data we hold about you, including any data you have provided to us. You can also request that we erase any personal data we hold about you. This does not include any data we are obliged to keep for administrative, legal, or security purposes.
Where we send your data
Suggested text: Visitor comments may be checked through an automated spam detection service.
Please note that our confidentiality policy is available in French only
POLITIQUE DE LA CLINIQUE DE MÉDECINE SPORTIVE DE L’AVENIR À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la CLINIQUE DE MÉDECINE SPORTIVE DE L’AVENIR (ci-après nommée CMSA) recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
1. À PROPOS DE NOUS
Voici nos informations d’identification complètes :
Clinique de Médecine Sportive de l’Avenir
300-1545, boulevard de l’Avenir
Laval, Qc,
H7N 2S5
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, notre adjoint administratif, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, notre adjoint administratif, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein de CMSA nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Sous l’autorité des exploitants de la clinique, l’adjoint administratif veille à ce que les règles propres à la protection des renseignements personnels soient instaurées dans la clinique et qu’elles soient comprises par l’ensemble du personnel.
Nous sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à bien comprendre l’importance de protéger les renseignements personnels, notamment grâce aux informations que donnent le Collège des médecins du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et certaines associations médicales.
2. DÉFINITIONS IMPORTANTES
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité »
- 1) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
- 2) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- 3) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou
- 4) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. COMMENT ALLONS-NOUS TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?
Principalement à l’aide des formulaires d’ouverture de dossier, de nos dossiers médicaux électroniques, du dossier Santé Québec, de résultats médicaux reçus, par courriels, par téléphone, sur le site web (y compris lorsque vous interagissez avec nous par la voie de formulaires de prise de rendez-vous/questions et de formulaires d’inscription au bulletin d’information), sur le Portail patient ( lorsque vous vous enregistrez pour créer un compte patient à partir du lien envoyé par courriel, vous serez dirigé vers le portail patient Medfar exploité par Medfar. Avant de vous enregistrer pour un compte patient, nous vous encourageons à lire la politique en matière de protection de la vie privée et les modalités de Medfar.
Quels renseignements personnels collectons-nous ?
Coordonnées personnelles, date de naissance, carte d’assurance maladie, renseignements de santé (par exemple vos dossiers médicaux, vos antécédents de santé personnels et familiaux, des renseignements relatifs à votre carte santé, des renseignements de paiement, des renseignements relatifs à votre assurance maladie, les dossiers de vos visites au Centre Chiromédic et à la CMSA et les soins que vous avez reçus, nom de votre médecin de famille, nom du médecin qui vous a référé, pharmacie.)
Si vous choisissez de faire une demande d’emploi à la CMSA, nous recueillerons les renseignements contenus dans votre CV et votre lettre de motivation ainsi que tout renseignement que vous décidez de partager avec nous dans le cadre du processus de demande d’emploi, renseignements nécessaires en vertu des lois du travail, des lois fiscales.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?
Directement auprès de vous, soit par l’intermédiaire d’un représentant autorisé avec votre consentement préalable, lorsque la loi l’exige, auprès du dossier Santé Québec, de la RAMQ et auprès des établissements de santé du réseau.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels et vos renseignements personnels sur la santé pour communiquer avec vous, pour vous fournir des soins de santé, pour vous fournir des services administratifs, recevoir le paiement de votre traitement, effectuer des recherches, répondre aux exigences légales et remplir d’autres objectifs autorisés ou requis par la loi. Vos renseignements personnels sur la santé peuvent être communiqués aux médecins, aux professionnels de la santé et au personnel qui participent directement à vos soins de santé, avec votre consentement.
Pour notre personnel, afin de pouvoir les employer et les rémunérer.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ?
Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé ni vous embaucher.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ?
Avec nos dossiers médicaux électroniques, le dossier Santé Québec, Myle pour l’interaction avec les établissements de santé du réseau, avec nos autres professionnels de la Clinique de Médecine Sportive de l’Avenir et du Centre Chiromédic, avec votre consentement.
Pour nos employés, selon les moyens que prévoient les règles des instances gouvernementales.
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ?
Les médecins, les professionnels de la santé prêtés par le CISSS, les professionnels de la santé consultants, les infirmières, les secrétaires, tous strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres.
Dans certaines situations, la CMSA communiquera vos renseignements personnels ou vos renseignements personnels sur la santé :
- Lorsque vous avez expressément consenti à la communication
- Lorsque votre consentement était implicite, y compris la communication à un autre dépositaire de renseignements sur la santé afin de vous fournir des soins de santé
- Lorsque votre consentement était implicite, y compris la communication à un autre dépositaire de renseignements sur la santé afin de vous fournir des soins de santé
- Pour détecter, prévenir ou traiter de toute autre manière les problèmes de fraude, de sécurité ou à caractère technique
- Si la loi l’exige ou l’autorise à le faire sans votre consentement
Nous pouvons engager certains fournisseurs de services ou mandataires tiers pour nous fournir des services de soutien administratif, y compris des services de technologie de l’information. Dans la mesure où ces fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels, nous les obligeons à protéger vos renseignements personnels à un niveau de sécurité similaire à celui que nous fournissons.
La CMSA ne donne, ne loue, ni ne vend des renseignements à aucun organisme ou particulier.
Pour nos employés, les dirigeants de la clinique médicale et les personnes chargées des ressources humaines et de la comptabilité, strictement dans l’exécution de leurs fonctions.
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ?
Tant que durera la relation médecin – patient, selon les règles édictées par la Loi et par le Collège des médecins du Québec.
Pour nos employés, tant que durera le lien d’emploi et selon les lois et règlements en vigueur pour la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ?
Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut).
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ?
Nous conservons vos renseignements personnels dans le système de dossier médical électronique de notre fournisseur, lequel est approuvé par le ministère de la santé et des Services sociaux.
Ceux de nos employés dans nos systèmes électroniques de gestion de personnel, ceux de fournisseurs de services de paie.
En outre, nous obtenons automatiquement certains renseignements à votre sujet lorsque vous utilisez notre site Web par la voie de technologies et d’interactions automatisées. Ces renseignements comprennent notamment ce qui suit :
- Certains renseignements sur le comportement d’utilisateur, par exemple les services que vous choisissez et vos préférences
- Certains renseignements techniques, par exemple les renseignements de connexion, les détails de l’utilisation de notre site Web, le matériel et le logiciel que vous utilisez pour interagir avec notre site Web, l’identifiant de l’appareil, les renseignements relatifs à votre réseau mobile, les paramètres que vous utilisez sur notre site Web, la localisation de votre réseau, ainsi que votre adresse IP et votre localisation
Les renseignements que nous recueillons automatiquement sont des renseignements statistiques (Google analytics par exemple collecte des informations personnelles telles adresse ip, informations sur votre appareil, date de votre visite, heure de votre visite, durée de votre visite, pages et contenu consultés, préférences de navigation, informations sur vos préférences, etc.) et ne comprennent pas de renseignements personnels et nous pouvons les conserver ou les associer à des renseignements personnels que nous recueillons par d’autres moyens ou que nous recevons de tiers. Cela nous aide à améliorer notre site Web et à fournir un meilleur service, plus personnalisé.
4. QUELS PRODUITS TECHNOLOGIQUES UTILISONS-NOUS
Nom du logiciel | Nom du fournisseur | Utilités | Calendrier de mises à jour |
---|---|---|---|
Jane App | Jane Software Inc. | Facturation, dossiers patients | Effectué par le fournisseur |
Myle | Medfar | Facturation, dossiers patients | Effectué par le fournisseur |
Nexysoft-DC | Nexyka Inc. | Dossiers patients | Effectué par le fournisseur |
Nethris | Centre de service de paie CGI | Service de paie – employés | Effectué par le fournisseur |
Mailchimp | Intuit | Infolettre | Effectué par le fournisseur |
5. MESURES DE SÉCURITÉ ET RISQUES INHÉRENTS
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6. COMMENT ET SOUS QUELLES CONDITIONS ALLONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES FINS DE SÉCURITÉ PUBLIQUE OU DE POURSUITE DES INFRACTIONS
6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:
1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
7. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS TRANSFÉRÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC?
Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité.
8. QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
- Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus. Le cas échéant, nous ne pourrons plus vous rendre de services de santé, ni vous garder à notre emploi si vous êtes un de nos employés.
- Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
- Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)
- Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
9. COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS DE NAVIGATION?
Sur notre site internet, Google Fonts et Google Maps peuvent demander l’adresse IP de l’utilisateur.
10. SITES DE TIERS
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
11. DÉCISIONS ENTIÈREMENT AUTOMATISÉES
Nous n’avons recours à aucune technologie qui prend des décisions de manière automatisée sur base de renseignements personnels.
12. TECHNOLOGIES D’IDENTIFICATION, DE PROFILAGE, OU LOCALISATION
Nous n’utilisons aucune technologie qui utilise des renseignements personnels à des fins d’identification, de profilage ou de localisation.
13. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.
14. COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.